君乐宝乳业|食品行业用友U8HR应用案例

信息化部署原则

1.石家庄君乐宝乳业有限公司本着“总体规划，分步实施”“试点先行，全面推广”的原则

    人力资源信息系统的整体规划必须从整个公司的战略发展出发，人力资源管理是实现公司战略目标的重要组成部分，也是实现战略目标的根本支撑；但信息系统建设是一个庞大的、复杂的、含有风险的系统工程，必须本着稳健的实施策略，采取分步实施的根本指导思想。

    结合君乐宝的实际情况，“试点先行”的组织为本部、低温事业部、永盛分厂，再由正丰方实施顾问（不包含出差）协助君乐宝HR项目组关键用户进行其他组织的实施推广，从而起到知识传递的作用。

2.系统构建必须本着信息的完整性和规范性原则

    构建信息系统，涉及信息和数据量非常大，必须本着全公司统一的规则、统一的口径进行信息数据的建设，同时由于本次实施的模块并不是人力资源管理的全部模块，因此在建设中必须本着信息数据的完整性，要从整体人力资源管理的角度出发。

信息化历程

人力资源一期应用目标

人力资源管理信息系统建设是为了实现石家庄君乐宝乳业有限公司人力资源系统的统筹规划、资源共享，达到人力资源的合理配置和有效管理的目的。

• 清晰了解公司现有人员的编制状况；

• 清晰了解公司现有人员的知识结构状况、人员配置状况；

• 清晰了解各级组织以及全公司的人员成本分配情况；

• 实现全公司的规范化的组织调整、人员变动管理业务；

• 实现了公司用人风险的控制；

• 实现公司对于人事信息的数据共享，数据统一，资源整合。

本期实施的机构范围为石家庄君乐宝乳业有限公司人事本部及其他事业部、分厂：

试点组织为：人力资源本部、低温事业部、永盛分厂；

推广组织为：常温事业部、奶粉事业部、铜冶分厂、天缘分厂、乐时分厂、冠维分厂、太行分厂、徐州分厂、保定分厂。

一期总体应用价值体现

• 入离转异业务流程清晰，归口统一，人事部门维护基础档案后，薪酬保险部门不用重复维护人事信息，提高信息统一性和办理手续的效率。

• 合同签订降低风险，各事业部合同签订情况一目了然，提高查询速度，避免用人风险

• 薪酬统一核算，适应于多种薪酬体系，总部集中管控，公式集中规划，减少出错率，节省核对时间

• 数据查询便捷，多张报表制作，直接提取数据，方便快捷，提高工作效率

• 生日自动提醒，加强员工关怀，符合幸福企业宗旨

• 身份证号自动校验，提高正确性；身份证自动带出相关信息，提高工作效率

• 工号唯一性，避免工号重复，责任不清

• 黑名单管理，管控人员重复入职 

一期总体应用核心业务流程

规范、完善的人事管理业务

应用价值

可清晰定义企业的组织结构、组织单元及其隶属关系和汇报关系，快速灵活的进行机构的调整。

建立规范的人事管理流程，从员工在企业中的入职、转正、调动到离职的全生命周期进行管理，实现对人员信息的完整、全面、实时的掌握和分析，为决策层有效迅速的制定出相关的决策以应便企业各种风险。

业务流程

新员工入职流程说明

1)   新员工入职，办理入职手续，提交给人事专员由其录入系统中入职登记，维护基本信息，关于试用结束日期，在后台用触发器进行处理，规则为，保存自动触发结束时间按照3个月进行运算，点击修改，可以手动修改试用结束日期。再传递到薪酬专员做试用期工资、转正后薪资的维护，并维护工资类别，人事专员打印好入职汇总表，各领导审核后，由薪酬经理对系统中入职登记进行审核生效。

2)   当新员工签订完纸质合同单据后，人事专员根据纸质合同录入系统合同，可以查询合同台账。

3)   入职后保险专员根据新员工入职登记，本部及事业部的直接在系统中对上保险人员进行开户，分厂的需要保险专员判断哪些开户，有工人选择不上保险的情况。

4)   薪酬专员在系统中收到门户提醒人员入职信息，并且在打开相应工资类别的时候，系统会有提示，薪酬专员选择处理或者取消，如果不处理，则下次打开工资类别的时候还会出来相同的提示。选择处理后，人员档案自动更新，并维护银行卡号，计提当月工资。

5)   薪酬专员和保险专员都会在自己相应的U8界面收到入职通知。

转正管理流程

1）此转正是指员工（试用期员工）在企业内经过一段时间的试用期，考核通过后转正。            根据实际业务需要，员工提交转正审批表，人事专员维护系统转正申请，打印经过审核后，人事专员根据转正审批表维护系统中转正申请审核情况。

2）薪酬专员根据员工转正审批表，如果转正后工资与入职时候的工资是一样的，则直接取数就行，如果不一样，则需要修改薪资管理--薪资调整--调资处理中的职务工资和绩效工资。系统写好公式自动判断按照转正后薪资标准计提工资。

人员异动管理流程

人员异动业务需要在线下走相应的申请、审批流程，在系统中做人员异动单进行记录,由薪酬经理进行系统中审核。

1）有人员休产假人事专员根据员工产假审批表做人事调动登记，人员类别产假，维护产假开始时间、产假结束时间。车间人员产假人员类别停薪留职，维护停薪留职开始时间、停薪留职结束时间。

2）考察期。有人员异动时到新岗位先进入考察期，人事专员根据员工转正审批表，并且转正类别为“异动转正”的，维护系统中的人事调动登记，人员类别考察期，维护考察期开始时间、考察期结束时间。

3）外派、借调人员。有人员进行外派、借调时，人事专员根据员工异动审批表维护系统中人事调动登记，人员类别外派、借调。维护外派开始时间、外派结束时间，借调开始时间、借调结束时间。

4）其他在员工异动审批表上进行异动的情况，人事专员都在系统中维护人事调动登记，维护相关信息。

5）传递到薪酬专员，异动后部门做薪资的变化调整，维护需变化的工资项目，调整后金额，起薪日和发放时间（本月或者下月），系统会根据本月或者下月，在打开工资类别的时候弹出是否处理的框，再维护调整后发放的工资类别和费用部门（调动后部门维护调动后薪资情况），调动后部门在打开工资类别的时候处理人员调动情况。纸质审批单审核后由薪酬经理进行系统中进行审核。

6）人员异动时需要维护是否跨法人异动。

7）跨法人异动的情况，需要选中是否跨法人异动，通知到保险专员时，保险专员根据实际工资发放情况做部门的同步。调动前部门做部门的同步，调动后部门不用做任何操作。

特别业务流程

跨法人异动流程：跨法人涉及到合同主体的变更，和合同签订时间的变更，合同到期时间的变更，但是司龄不会改变的一种情况。

1）跨法人异动需要员工提交异动单，人事专员录入人事调动登记，薪酬专员维护薪资情况，打印后线下审核，薪酬经理审核人事调动登记，人事专员同时做合同的解除，维护解除原因和时间。

2）调出保险专员根据薪酬的某个工资类别中实际扣保险的情况为0的，并且雇佣状态为在职的做人员信息的同步，同步部门。

3）调入保险专员自动收到该跨法人异动的档案。

离职管理流程

1）离职人员提交纸质的员工离职审批表，由人事专员进行系统中录入离职登记，薪酬专员维护工资停发月份。纸质审批表审核后由人事主管在系统中对离职登记进行审核。

2）离职人员根据离职类型辞退、辞职不同类别分别加入黑名单进行管理。辞退时维护是否永不录用选择 —是。

辞职时维护是否永不录用选择 —否，黑名单有效期限填制6（主动辞职人员6个月内不允许再次入职）。

3）人事专员做离职登记后同时解除人事合同，并通知培训专员对相关协议进行后续处理的操作。

注：人员离职后再次入职，系统根据身份证判断是否在黑名单期限内，控制是否再次入职。

培训管理

本次实施对于培训管理的只起到一些关键字段的记录，自定义表单进行维护

记录字段为：培训主题、课时数、培训时间、培训讲师、培训类别、工号、姓名、备注

输出方式：以字段列表的形式进行输出（需求中已经截图说明）

一体系化的薪资管理业务

应用价值

各业务数据无缝连接直接从人事管理、考勤模块，获取各项薪资数据并进行自动计算，将薪资管理人员从薪资计算的工作中解放出来，从而参与及协助薪资标准的建立及规划等管理工作。并且提高了工作效率，减少人为的误算从而导致因薪资错放所引发的员工满意度下降等一系列的隐患。

业务流程

1)   新员工入职，薪酬专员收到该通知后，在入职登记单薪资节点维护试用期工资和转正后薪资，薪资模块进行取数，计提工资。

2)   员工转正后，如果该人员转正后薪资有变化，则需要修改薪资管理--薪资调整--调资处理中该人员转正后的工资，如果没有变化，则根据系统计算出的转正工资发放。

3)   员工离职后，人事专员在离职登记单上维护该人员停发工资月份。

4)   在有人员异动的情况下，收到异动人员情况的推送，异动后部门在人员调动登记单相应的处理该人员的工资项目情况，判断并维护需调整的工资项目及金额和发放时间（本月或下月）。

5)   在打开工资类别时，即会收到相应的人员入职、变动、离职的薪资变化情况（选择本月的本月通知，选择下月的下月通知），选择处理后，人员档案信息相应的自动发生变化。异动需要部门变化的，在打开两个工资类别的时候，都会有提示要不要处理，统一制定为变化后部门处理。

6)   月底进行工资模块的月末结账，对工资数据进行封存。

规范化的人事合同业务

同时管理员工的劳动合同和保密协议，员工需要续签劳动合同时，提前2个月通知员工所在部门的部门经理是否需要对此部分人员续签劳动合同，部门经理反馈可续签合同的人员后，提前1个月通知员工续签劳动合同。

应用价值

结合新劳动合同法提供全面、系统的劳动合同解决方案，从合同初签、续签到解除的全面管理。规范了员工合同的初签、续签、解除、终止、变更的流程并记录下所有流程信息；通过查询可快速定位员工的合同情况及状态；并通过预警功能机制，有效避免了合同漏签、迟签的情况。

业务流程

1) 合同的初签是新入职员工入职后根据纸质合同进行合同签订。填制法定代表人（参照），合同生效日期，有效期限（年），合同到期日是根据规则自动反算。（根据生效日期和有效期限只能取到每个季度末）

2) 合同到期进行预警，提醒相关人员进行合同续签。前提条件也是必须签订劳动合同。

3) 人事异动时（跨法人异动）离职时对合同做解除操作，在进行劳动合同解除的同时需要相关人员同时处理签订的相关其他协议。

4)入到新法人部门时，同时做新部门的合同初签，并维护法定代表人（参照）。

5) 合同到期不再签订的，进行劳动合同的终止。

6) 协议签订时由协议人员进行纸质单的签订后在系统中做协议签订。

7) 协议解除是由人事异动（跨法人异动）时或离职时相关人员进行协议的解除。

8)   劳动争议是对劳动争议进行记录，方便查询台账。

签订劳动合同

设置未签合同预警，通知人员进行劳动合同的签订

合同的续签

根据预警提示，对于1个月内即将到期的合同通知部门经理确认是否续签，在系统中进行续签或终止的操作。

保险福利业务

1）员工新入职，根据入职登记情况，对上保险人员进行开户。

2）员工离职的，需要根据薪酬的某个工资类别中实际扣保险的情况为0的，并且雇佣状态为离职的人员做销户。

3）跨法人异动的，需要异动前部门做新部门的同步，自动就到异动后部门。

4）每月保险专员在薪酬专员计算工资前，对保险进行计算。

5）对于新入职补缴保险的，也需要在薪酬专员计算工资时计算。

6）每月薪酬专员的实际扣除保险数从保险模块进行取数，并结合实际出勤天数，算出实际扣除个人保险金额。

另：如果保险专员还想统计实际给社保局缴纳的保险情况，需自己维护保险档案中的字段进行记录。

君乐宝乳业有7千多员工，以前每天都很忙碌，往往信息还不准确，使用用友hr系统以后，达到了预期目标。现在七千多人的信息及时准确，而且信息查看也非常便利，在系统中身份证自动录入以及唯一识别非常快捷。预警功能的强大，避免了很多业务工作滞后造成的风险，最好用的报表功能，将各级领导要求的数据非常高效准确的呈现，减轻了大量的工作量。期待二期其他模块的功能实现。

——君乐宝乳业 人力资源部