一、什么是企业报销系统？
二、企业报销系统包含哪些核心功能？
三、企业报销中潜藏着哪些风险？
四、如何降低企业报销中的风险？
五、好用的报销系统推荐
在企业日常运营中，报销是个绕不开的话题，本文从数字化系统的角度，分拆员工、财务会计、管理者（老板）三个视角来介绍如何应用系统解决企业报销的痛点问题。
一、什么是企业报销系统？
每个企业都会产生各种各样的费用，比如差旅费、招待费、办公用品费等，其中很多费用都是要走员工先垫付+后向企业报销流程的。
过去没有系统支持的时候，报销耗时费力是今天不能想象的：手工逐个填表、一张张复印发票，经过层层审批、财务对账后还需要人工记录。流程繁琐，而且容易出错。为了简化和规范这些流程，才会有现在的企业报销系统。
企业报销系统是一个集成化的软件解决方案，主要是通过线上化、数字化的方式，将整个报销流程从提交申请、审批、对账到付款的各个环节打通，帮助企业大幅提高报销效率，减少人工操作和潜在的错误，同时也为企业财务部门提供了数据化的支持，帮助他们更好地管理和分析费用数据。
那么通常一个好的企业报销系统，应该具备哪些功能呢？
二、企业报销系统包含哪些核心功能？
企业报销系统看上去功能繁多，但其实真正核心的模块就下面这几个：
1、费用申请和审批：员工可以通过系统提交费用申请，附上电子发票或凭证，并选择对应的费用类型和项目。审批者可以在线查看申请的详细信息，并进行快速审核或退回修改。
2、电子发票管理：系统通常支持上传、扫描和识别电子发票，并根据发票内容自动填充报销申请表，大大简化了员工的报销流程。
3、费用政策合规性检查：系统可以根据企业的费用报销政策，自动检查员工提交的申请是否符合规定，例如差旅费是否超过标准、某类费用是否符合报销条件等。
4、费用对账和核算：报销申请审批通过后，系统会自动生成相应的会计凭证，方便财务部门进行核算和对账。系统还可以集成到企业的ERP系统，直接同步费用数据。
5、财务数据分析：系统会对企业的报销数据进行汇总和分析，生成各类数据报告，帮助企业更好地了解费用支出情况、发现潜在的节省空间、制定更合理的预算和政策。
6、集成支付：部分高级报销系统可以直接与支付系统集成，自动将报销款项支付给员工，无需人工处理付款。
具备了这些功能，才能算是一个合格的报销系统，任一环节缺失都可能造成流程上的割裂，达不到最终期待的效果。
那么我们回到实务，企业报销都会存在哪些问题呢？
三、企业报销中潜藏着哪些风险？
费用报销这件事，同时会涉及到员工、财务会计和管理者（老板），三方遇到的问题各不相同，但对企业而言都会潜藏着风险。
员工看报销：报销烦、意见大、效率低
1、报销流程繁琐
员工出差回来后，面对一堆发票和表格，经常感到不知所措。报销流程通常要求员工手工填写报销单、贴单据、计算金额，然后提交审批。若填写错误，报销单还会被退回重填。整个流程不仅繁琐，还需要耗费大量时间，严重影响员工的工作效率和积极性。
2、异地报销困难
对于出差的业务人员来说，异地报销尤为麻烦。因为许多企业设定了报销时限，员工必须在限定时间内提交发票，否则就无法报销。很多时候，业务人员无法及时回到公司报销，只好专程中途返回，耽误工作，增加了企业的差旅成本。
3、票据管理难
发票丢失也是员工的一大痛点。业务人员经常因为丢失发票而焦头烂额，浪费大量时间寻找补办。他们不得不联系财务、找对方公司、写证明材料，甚至重新补发票，导致正常工作也受到影响。同时企业内部资源也会因为这类问题而被浪费。
财务看报销：审核难、心里苦、做账累
1、验真查重难
财务会计需要对收到的报销发票进行真伪查验，但操作过程繁琐。为了证明自身操作无误，财务会计通常需要在发票查验系统上打印查验单，并附在发票后面作为证明材料。如果没有这类查验单，财务会计很难证明自己已查验过。
在电子发票时代，重复报销的问题更为突出。员工可能会用同一张电子发票多次报销，财务会计只能通过人工比对发票内容来确保发票不重复。这增加了审核的工作量和难度。
2、发票存档难
按照国家要求，电子发票和银行回单等电子会计凭证必须进行电子存档。会计人员通常需要自己建文件夹，然后手工将报销发票进行存档。整个过程费时费力，而且存档资料也不好查找，容易遗忘。
3、做账统计难
不同的业务性质和项目开支，需要不同的账务处理。会计人员在处理报销时，必须先分析报销内容，然后手工录入会计凭证。录入完会计科目后，还需要手动关联业务和项目等辅助核算。整个过程不仅繁琐，还容易出错，给会计人员带来很大的工作负担。
管理者看报销：控不住，压力大，经营难
1、报销的水分多，成本费用难管控
对于企业管理者而言，报销费用中的水分让他们头疼不已。例如，员工的招待费和差旅费中可能混杂了不必要的支出，但在传统报销流程中，这类问题难以发现，导致企业成本失控。
2、费用支出不够细，报销环节有漏洞
管理者往往无法获得详细的费用支出数据。会计提供的报表通常只提供了大致的费用分布信息，而对于具体的人员、部门、项目和业务的支出情况则缺乏足够的细节。在粗放的报销管理模式下，企业存在许多报销漏洞，难以精准管控费用。
四、如何降低企业报销中的风险？
为了应对上述风险，优化报销流程+引入报销系统是目前大多数企业的主流做法，一方面让报销政策和管理机制更合理，一方面让数字化系统代替人工低效，整体策略分四点：
1、引入企业报销系统
企业报销系统可以将传统的纸质报销流程数字化、自动化。员工可以通过系统提交报销申请，附上电子发票或凭证，审批者可以在线审批。
系统还能根据企业政策自动检查申请的合规性，防止违规报销。同时，系统还会汇总和分析报销数据，生成详细的报表，为管理者提供清晰的费用支出信息。
2、制定合理的报销政策
根据自身实际情况，制定合理的报销政策。例如，明确规定差旅费、招待费等费用的报销标准，设定发票提交时限等。此外，企业应加强员工对报销政策的理解和执行，确保每个人都能清楚知道自己的权利和义务。
3、加强内控与审计
加强内部控制，确保报销流程的透明性和合规性。例如，设置多级审批机制、随机抽查报销单据、定期审计费用报表等，防止报销中的违规和舞弊行为。
4、提升数据化管理水平
通过引入先进的报销系统，企业可以获得全面、实时的报销数据。这有助于企业更好地分析费用支出情况，发现问题，制定更科学的费用管理策略。而数据化管理还能帮助企业优化成本结构，提高整体盈利能力。
策略明确了，还需要找个一款合适的软件系统来执行落地策略，下面小编给大家推荐一款不错的报销系统~
五、好用的报销系统推荐
不管是员工、财务还是管理者遇到的问题，用友好会计推出的“小畅报销”系统都可以有效解决：
员工端：移动端便捷报销体验
1、多种方式提取发票，自动创建发票抬头
无论你手上拿的是电子发票还是纸质发票，小畅报销都能帮你轻松提取发票信息，自动生成发票抬头：
目前支持有六种方式：
- 微信卡包：从微信卡包中提取电子发票，自动获取源文件信息。
- 扫一扫：扫描发票二维码，即可提取发票全票面信息。
- 拍照识别：拍照上传火车票、机票、打车票或费用票据，系统可识别全票面信息。
- 邮箱取票：从邮箱中直接提取电子发票，同时还提取源文件。
- 手工录入：录入发票号码和代码，系统自动获取完整信息。
- 滴滴取票：与滴滴合作，打车消费后在线开票，可直接提取到小畅报销。
2、报销单一键生成
通过搜索始发地、目的地和时间段，系统可以自动圈定报销单据。报销单根据票据智能生成，无需手动录入费用明细和金额。
3、一键提交，无需贴票
票据会自动挂接到报销单上，员工无需粘贴发票或反复确认，电子发票可以直接提交财务审核，节省大量时间。
财务端：随时随地多端管理与智能核算
1、灵活定制报销单
小畅报销提供了灵活的定制选项：
- 不限数量地定制不同类型的报销单，如差旅报销单、费用报销单、付款申请单等。
- 可定制报销单模板和费用类型，每张单据最多可设置10个费用类型。
2、自定义审批流
系统允许按照报销单类型自定义审批流程：
- 根据报销单类型设置默认审批流，直接使用。
- 支持多条件、多角色审批，包括按角色、部门负责人、指定人员、项目分类、金额等条件设置不同流程。
3、一站式报销工作台
报销工作台集成了不同的管理工具：
- 分类显示不同任务的报销单。
- 支持集中批量处理待办任务和综合查询。
- 支持批量支付，记录企业款项流向，确保钱账两清。
4、报销单详情与历史查询
- 支持多条件查询报销单据。
- 可在线查看单据状态和详情，追溯报销明细。
- 支持查看审批历史和员工的报销单历史数据。
5、在线审批
- 系统智能完成发票验真查重，无需手工操作，防止重复报销。
- 报销单审批流程在线显示，员工、会计和管理者一目了然。
- 电脑端和手机端均可操作，审批消息实时接收。
6、智能财务核算
可进行两种核算方式（直接生成凭证或先生成费用单，再生成凭证）的设置，如果仅为财务核算可使用用友好会计直接由报销单生成凭证，不需要单独设置。如果是业财一体业务，可以根据业务单据量进行对应设置，以进行精细管理。
7、电子发票归档
支持电子发票PDF和OFD两种格式的文件归档。可按发票日期进行归档，方便备查。
8、费用分析与管控
- 多维度报表：自定义报销单明细表、统计表和交叉表。支持保存不同查询方案，满足个性化需求。
- 图形展现：实时显示费用支出，助力企业经营决策。支出合规透明，确保费用精细化管控。
管理者视角：全面掌控报销流程
1、审批流一目了然
管理者可以在线查看每个报销单的审批流，方便掌握审批进度，确保报销流程透明高效。
2、精细化财务核算
系统支持根据报销单直接生成凭证，也可以生成费用单后再生成凭证，确保管理者可以选择最合适的方式进行核算。
3、报销数据分析与报告
小畅报销提供多维度的报表和图表，帮助管理者全面掌握企业的费用支出情况。管理者可以通过自定义的报表和统计表，深入了解费用支出，制定更科学的管理策略。
除此之外，用友好会计推出的这款小畅报销还在安全合规，报销流程简化上下了不少功夫：
1、100%合规
小畅报销完全符合国家数电票的电子化报销、支付、入账和归档等政策要求，为企业财务人员提供合规操作的证据，确保报销流程符合各部门的审计和核查要求。
2、降本增效
通过智能化管理模式，小畅报销将报销流程中的每一环节规范化，将发票收取、查验和归档等工作效率提高80%，成本降低60-80%。
3、防范风险
系统优化报销管理流程，确保报销数据真实、完整、准确，防止重复报销和入账，降低税务风险。
4、提能提效
通过取、用、审、算、存的便捷管理方式，小畅报销减少了员工的工作量，并为管理者提供清晰、及时、细致的管理分析报表。
小畅报销系统通过其强大的功能、智能化的流程和高效的管理方式，为企业报销流程提供了一站式解决方案。无论你是员工、会计还是管理者，小畅报销都能显著改善你的报销体验。
