【用友软件】电子发票应如何归档保存？

电子发票应如何归档保存？见官方解答

已建立电子档案管理系统的单位 实施了会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化（不包括纸质凭证扫描，下同），可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等电子会计凭证通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存，归档方法可参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）； 如与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等未实现电子化，可单独将电子发票通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存；整理、归档、长期保存方法可参照《企业电子文件归档电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）。 无电子档案管理系统的单位 如实施了会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化，可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等移交会计档案管理人员保存，编制档号，存储结构建议采取下图所示方式：

同时，建立电子会计档案台账或者目录，台账或者目录的结构建议如下表：

如未实施会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证未实现电子化，电子发票以电子形式移交会计档案管理人员保存，存储结构建议采取下图所示方式：

同时，建立电子发票台账或者目录，台账或者目录的结构建议如下表：

提示：保存电子发票时，应当采用多重备份、定期检测等方法，保证电子发票档案在规定的保管期限内不会丢失并能被读取。财政部会计司 国家档案局经济科技档案业务指导司 国家税务总局货物和劳务税司关于增值税电子专用发票电子化管理与操作有关问题的答问 2020年12月20日，国家税务总局发布了《关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》（2020年第22号），决定在前期宁波、石家庄和杭州等3个地区试点的基础上，在全国新办纳税人中实行增值税专用发票电子化。随着电子发票逐步推广应用，各单位应当按照有关法律法规的规定，规范使用电子发票进行报销入账归档等活动。 2015年12月，财政部、国家档案局印发新修订《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号），随后又于2020年3月印发《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）。上述文件均对包括电子发票在内的各类电子会计凭证的报销入账归档工作作出了明确规定。 为进一步回应社会关切，服务和指导基层单位更加规范使用电子发票，财政部、国家档案局、国家税务总局有关部门结合已经发布的相关文件，就增值税电子专用发票（以下简称“电子专票”）全流程电子化管理操作等有关问题回答如下：

1.电子专票作为电子会计凭证与纸质会计凭证法律效力是否相同？

答：电子会计凭证是指以电子形式生成、传输、存储的各类会计凭证，包括电子原始凭证、电子记账凭证。

电子专票属于电子会计原始凭证。

国家税务总局2020年第22号公告第二条规定：“电子专票由各省税务局监制，采用电子签名代替发票专用章，属于增值税专用发票，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与增值税纸质专用发票相同。”

《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）规定：“来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。”

《档案法》第三十七条规定：

“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。因此，来源合法、真实的电子专票作为电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等的法律效力，且可作为电子档案进行保存归档。

2.实行专票电子化的新办纳税人如何开具电子专票？

答：实行专票电子化的新办纳税人可向税务机关免费领取税务UKey，通过电子税务局、办税服务厅等渠道申请电子专票票种核定，在国家税务总局增值税发票查验平台（https://inv-veri.chinatax.gov.cn）上下载并安装增值税发票开票软件（税务UKey版）后，开具电子专票。

开票完成后，纳税人可以通过电子邮件、二维码等方式，远程交付电子专票给受票方。

3.受票方收到电子专票后，应如何查验其发票真伪？

答：电子专票采用可靠的电子签名代替原发票专用章，采用经过税务数字证书签名的电子发票监制章代替原发票监制章，更好适应了发票电子化改革的需要。

纳税人可以通过全国增值税发票查验平台（https://inv-veri.chinatax.gov.cn）下载增值税电子发票版式文件阅读器，查阅电子专票并验证电子签名以及电子发票监制章有效性。

验证电子签名具体方法如下：

通过增值税电子发票版式文件阅读器打开已下载的电子专票版式文件，鼠标移动到左下角“销售方”相关信息处，点击鼠标右键，再点击提示框中的“验证”按钮，即可弹出验证结果。