【用友软件】用友电子档案助力行政事业单位加速实现碳中和

低碳化发展的必然趋势

2021年全国两会将“碳达峰”、“碳中和”写入了政府工作报告，一时间，千行百业的企业和各级行政事业单位纷纷予以响应。为此，一系列围绕着“碳中和”为目标的行动紧锣密鼓地在全国各行各业进行着 。

与此同时，随着全球物联网、云计算、新一代移动宽带网络系统集成技术等新一轮信息技术迅速发展和深入应用，信息化发展不仅酝酿重大技术变革也在“碳达峰、碳中和”的行动中给予企事业单位突破性的碳减排方案，其中电子政务向更高阶段的数字政府的智慧化和“低碳化”发展亦成为必然趋势。

为助力国家数字经济发展，落实建设数字中国的国家战略，按照国务院有关要求，在前两批试点的基础上，2021年2月国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局拟再选定一批单位开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作，形成示范效应，进一步完善数字经济发展所需的制度和标准规范。

为响应本批次试点工作，全国各省政务系统积极申报试点，用友政务服务的客户涉及党校、司法、药监、人大、社科、交通、教育等部门均成功申报成为试点机构。行政事业单位管理痛点试点机构所属行政事业单位的部门各有不同，但面向电子发票电子化归档工作所面临的管理痛点却有共同之处：

●电子发票以纸质打印形式入账、归档，浪费人力物力及资源，每张A4纸消耗0.002 KG二氧化碳测算，全年各单位碳排放以吨计。

●电子发票真伪校验工作繁琐，录查验平台单张查验发票真伪，工作量大。

●电子发票存在重复报销风险，财务人员仅依靠手工登记，重复报销风险增加。

●接受审计、巡视、内部审计时，大量复印，形成极大的人力物力浪费。“业财税票档”一体化解决方案借助用友网路先进的IT技术和成熟的一体化解决方案，在梳理电子发票管理现状和痛点的基础上，构建统一的系统平台支撑电子发票、电子银行回单等电子会计资料的全生命周期的管理，包括归集、报销、入账和归档，与现有的财务系统、报销系统对接，同时在电子发票管理和电子档案管理的标准、制度和流程上升级，全面提升基于电子发票处理流程的自动化、数字化和智能化水平。总结下来大致分为以下步骤：

●一是建立电子会计管理支撑平台。 通过搭建会计档案管理系统，实现索引体系建立、多维度档案查询及档案自动移交、鉴定和销毁等功能。通过建立财务内控系统与会计档案管理系统的对接，实现前端系统电子档案分类有序归档至会计档案管理系统。

●二是优化会计档案电子化流程。 梳理完善会计档案从“前端产生-财务核算-档案管理”的电子化流程，明确无纸化配套要求，逐步实现会计档案电子化、数字化；依托会计档案管理系统，建立各种类型（原始凭证、记账凭证、会计账簿、会计报表）存储介质（电子化、数字化、纸质）会计档案的索引互查关系。

●三是探索“支付+电子发票”和“电子发票+电子档案”的“业财税票档”一体化管理模式。 将电子发票、电子档案与政府税务部门和财政支付系统、财务系统互联互通，实现财务、税务大数据纳入数字化运营管理，全面实现电子化、无纸化集中处理。

经过几个月的周密部署和精心准备，各试点机构克服重重困难，力争借助本次试点既可以达到验收标准，又能够以此为契机推动本单位的数字化转型工作，将政务管理数字化推进到一个更高的水平。截至发稿日，已经通过验收的行政事业单位如下：

加速政府数字化转型政务行业试点准备过程也是单位电子发票报销入账归档的数字化改造过程，同时也是对其报销的内部流程进行重塑的过程，试点的成效卓著：

● 电子会计凭证规范化归档、自动化组卷 通过电子档案的建设，完善了电子文件归档的规范性以及电子类会计资料的自动化控制及全线上流转。在确保符合规范要求的同时，大幅降低耗材和保管费用，根本上解决了行政事业单位会计凭证归档消耗大量耗材带来的碳排放问题。

●档案“采、制、存、查”全在线应用 档案采集、整理、移交、保管、借阅、鉴定销毁等全流程电子化，实现财务、审计、档案等部门管理创新，提高档案利用效率，档案全域数字化建设进程进一步加速行政事业单位实现双碳目标。

●全过程线上化可追溯，防范内控风险 实现以版式文件+元数据的方式归档，规范电子发票存储与管理流程。档案借阅水印签章控制全程审核留痕，档案流转线上化、规范化，全过程可追溯，防范内控风险。

据了解，用友政务在全国各省负责承建的行政事业单位试点有20多家，占全国参加此次试点的行政事业半数以上。碳中和绝不是一个单纯的绿色故事，而是伴随着技术升级和工作方式、业务流程优化的管理升级。在提高工作效率、强化内控的需求之下，由“碳达峰”到“碳中和”，就需要引入更多的技术创新手段。其中电子档案就是其中非常有益的尝试，目前各个试点机构均已进入验收阶段，相信通过用友政务与试点机构的共同努力，必将进一步加速政府数字化转型步伐，为建设数字中国和“碳中和”总目标贡献力量。