标杆案例 | 好业财 X 青岛伽利博广告公司：破解“管理黑箱”，实现全方位管理项目、费用报销

公司成立于2009年，经过多年发展，公司与数十家国内外知名品牌主建立了稳定的合作关系，已成为康师傅、伊利、益海嘉里等知名快消品牌在山东地区核心广告服务供应商。公司目前在青岛、烟台、威海当地均设立分公司员工30余人，年合同签约金额达到2000余万元。

之前项目管理上采用传统的EXCEL统计方式，项目管理效率低，执行进度难掌控；成本核算与管控上主要靠手工，核算效率低，成本控制难；费用申请、报销等业务走线下流程，人工反复确认费用报销是否重复和发票真伪，报销审批管控难。使用好业财后，项目管理效率提升100％，核算效率提升200％，费用报销、申请效率提升100%。

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由管理“黑箱”到“透明”化

全面在线帮助管理人员随时掌握项目信息

公司项目多且分散，长短不一，老板无法快速了解项目状况：公司与客户每年会签订全年服务框架合同，约定各服务项目价格然后每月根据客户要求提供服务，每月服务项目数量在30多个，分布在烟台、青岛、威海多个地区，项目周期在1-6个月左右，长短不一，就像一个“黑箱”一样，难以把控。因此，老板要及时了解客户项目的总体数量、各地区服务项目的进度执行情况，将项目进度“透明”化。

解决方案：启用项目分类管理：将大客户名称设置为项目一级分类，区域设置为二级分类，这样既能能实现大客户项目的统一管理，也可查看不同区域的执行情况，项目状况一目了然；重点项目可通过项目看板快速了解项目对应负责人员、工作阶段、阶段负责人；负责人在线填报项目执行单完成项目工作汇报，老板随时通过项目看板随时掌握项目进度。

通过项目分类管理，可以快速查看客户项目情况

负责人在线填报项目执行单完成项目工作汇报⬇️

老板随时通过项目看板随时掌握项目进度

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项目成本多、随机性强，成本控制难

帮助管理人员更好的了解项目成本支出情况

项目中的人工、物料、场地等费用，受活动地点、时间、品牌方促销策略等因素影响波动较大，如在节假日或驻场商超门店店庆日等节点，活动人数超出预期需要临时加派促销人员或增加物料。费用核算变化大，成本核算不及时，管理人员对已发生成本难掌握，易出现成本控制不住，项目利润亏损问题。

解决方案：

项目发生人工、物料支出时，项目负责人在线填写费用支出单，并关联对应项目，系统自动完成项目成本的归集。对于临时增加费用，需要客户负责人会审同意的，可在费用填报时可将客户的会审意见以附件的形式上传，作为后续报销合理性的依据，方便后续费用支出报销审查。项目管理人员、老板可通过项目看板实时了解项目当前的成本支出总额以便及时作出相应的管控。

手机端填写费用支出单

审批流可根据费用类型、项目、部门等条件设置审批流程

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报销审批、管控难管理人员可轻松查阅项目、部门、业务人员费用支出情况

项目开展中对于零散人工、材料等一般是有业务人员先垫付后报销；大型长周期项目业务人员一般会提前借支备用金，固定较大的费用一般进行公对公打款；由于报销人员多、报销项目多、报销种类多、跨月报销等因素影响，企业在报销管理中易出现重复报销、虚假报销等问题。

解决方案：

通过小畅报销功能，可灵活设置多种业务报销单据，灵活处理各类费用报销；业务员手机端报销随时发起，审批人手机端随时审批，报销发票移动端快速上传，系统自动对发票进行查重验真，重复票据自动驳回。

企业可自主设置报销单类型及适用报销明细

手机端报销发起、审核

费用单据关联项目、报销人

针对提前借支备用金，可以将报销员工设置为供应商，当员工需要借备用金时，可填写预付款单完成借款挂账，取得发票或费用单据后做费用支出单，通过预付冲应付单据完成借款核销。

财务人员通过预付款完成员工借款挂账

员工取得报销凭证后财务人员填写费用支出单形成应付账

在系统内通过预付冲应付单完成借款与应付账的核销

企业可通过付款核销执行报表快速查看员工借款核销情况、借款剩余情况

对于大额款项需进行对公打款时，可在付款单审批流中增加分支条件，当付款金额大于一定金额时系统自动启用大额打款审批流程，满足企业大额打款申请审批需求。管理人员可通过费用支出统计表，多维度统计查询费用在不同人员、部门、项目上的发生情况，协助管理人员进行费控管理、费控考核。

增加付款总金额判断条件，大额付款自动流转审批分支

多维度费用查询报表，精准费控管理

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