陕西康誉药业T+解决方案

陕西康誉药业T+解决方案

一、公司简介

陕西康誉药业有限公司坐落在美丽创新的中国农科城-杨凌农业高新技术产业示范区，生物医药产业园区南滨二路，康誉药业有限公司成立于2012年，注册资金1000万；公司前身是一家中药材贸易公司，成立于1990年。公司主要从事中药材和中药饮片的出口，中药饮片、保健品的生产销售，中药材的科研和种植及苗圃的培育等。
公司是杨凌农业高新技术产业示范区招商引资项目，公司占地15000平方米，总投资5000万元，年产中药材、中药饮片10000吨，产值12000万元。其中一期建筑面积8500平方米，建设拥有符合国家新版药品生产GMP认证标准的新型中药饮片生产线和标准的现代化厂房，全的生产设备，先进的检测仪器和实验设施，标准的仓储配套库区，先进的物流配套体系，强大的生产科研团队。

公司始终坚持科技创新、产品创新和产业创新,同时公司依托众多高校院所强大的科研技术力量，精心钻研产品的药理药效，并将科研成果用于实际生产，凭借先进的理念和优质的产品质量，产品已深得市场认可。

二、组织架构

公司部门有财务部、采购部、销售部、生产部、物流部、质量检验部、行政部等。软件使用部门为财务部、采购部、销售部、物流部，质量检验部，生产部。

三、信息化现状及企业痛点分析

1.信息化现状

(1) 目前在使用用友T3标准版，涉及内容包括：总账管理、报表管理。

(2) 目前没有和任何其他业务系统对接，凭证全部手工录入，手工无法准确、及时的核算成本、成本调整，无法形成财务业务同步化数据流转，协同工作。

(3) 目前采购、销售、工厂、仓储部未使用信息化管理软件，所有的业务及库存数据均由人手工管理。

(4) 产成品及原料种类繁多，未建立标准的物料编码，规格型号，存货资料，手工管理难度系数大。

2.管理痛点（困惑）

（1）信用额度难控制

公司正处在快速发展期，业务扩张和货款回收是天然矛盾，无法妥善处理“销售难、收款更难”的两难问题，需要建立成功的信用策略，努力寻找销售与应收账款之间的平衡，搭建一套切合公司实际需要的信用管理体系，才能有敁减少公司的呆帐、坏帐,保障企业健康持续稳定发展。

 (2) 物料种类多

由于医药产品生产涉及的原材料非常多，尤其是当前医药行业各类产品的研发生产管理往往各自为政，物料编号的好坏决定了管理水平的高低。尽可能的采用共用物料成为管理趋势。

(3) 产品生命周期短随着新技术的不断应用，医药产品升级换代速度越来越快，生命周期短，工程变更频繁，产品设计变更管理困难。

(4) 销售预测困难

医药产品销售有较强的季节性波动，很多时候产品未销售到最终消费者手里，产品积压在渠道环节，造成销售预测困难。

(5) 计划管理要求高

医药产品由于订单交期紧，常常需要按销售预测和生产计划备料;而很多关键零部件往往需要海外进口，货品交期缴长，需根据提前备料。产品生产交货期短，对生产计划、物料计划等方面的协调配合要求非常高。

(6) 采购管理难度大

由于产品订单数量众多，很难清楚掌握订单相关的采购及生产进度，交货进度延迟在交货前很难发现。

(7) 原材料库存压力大

医药产品的原材料占用了企业大量的流动资金，一不小心就容易变成呆滞料。

(8) 供应商管理难度大

医药产品原材料多，采购和外协业务量大，供应商数量较多，采购需要有效控制价格和考核并选择优秀供应商。

(9) 产品成本核算难

医药产品种类多、批次多，成本核算费时费力，难以准确核算成本。同时由于医部行业的毛利率越来越低，成本核算的不准确，很容易影响药品定价。

(10) 价格政策管理难

由于销售业务种类较多，面对不同的药厂还是药店及医院，都用不同的价格政策，加上不断的促销，使价格政策管理日趋复杂。

四、业务流程及系统参数设置解决方案

1.业务流程：采购及销售分别都以发票立账。

2.系统参数设置

3.单据设计

系统支持各单据设置自定义项字段，若预置的单据模板不符合企业所需，可根据康誉药业各业务单据设置相应的自定义字段。

基础档案自定义字段设置：例如需设置各存货要求按等级、厂地区分，系统支持5种字符、5种数值自定义项，通过自定义字段方可实现。

（一）采购业务流程

通过成品最低库存，生成采购预警，分析采购材料计划，将采购任务下发给采购员，采购人员询价确定以什么价格采购什么货物，并且报由领导审批。

软件操作流程：

1、采购部门内勤人员根据已审批的请购计划，在系统中填写请购单（已确认采购货物的数量、金额，采购员，该单据未确定供应商）；

2、确定供应商以后，采购内勤人员通过请购单生单生成采购订单；

3、到货后，由物流部负责数量的人员在采购订单中点击生单—生成进货单，核对到货数量，录入到货批号及生产日期等字段并审核；

4、到货后，由质量检验部对货物进行质量检验，若货物合格，则根据进货单生成采购入库单。

5、票到后，由财务人员根据进货单，点击生单生成采购发票，自动核算；

6、采购退货。收到供应商不合格的存货，如果未入库，直接退回供应商即可；如果已入库未到票，根据进货单生成进货单（采购退货）；

根据进货单（采购退货）生单生成采购入库单（采购退货）；

如果已入库且到票，则先生成进货单（采购退货），生单生成采购入库（采购退货），通过进货单（采购退货）再生成采购发票（采购退货）进行冲销操作。

如果已经付款，则退款时做红字付款单核销采购发票（采购退货）即可。

说明：进货单视同于货物已到货，但是还未质检，采购入库单视同于已质检合格，实际入库。

（二）物流部库管业务流程

1、在库存核算界面点击“库存单据——进货单”；

2、点击“选单——选采购订单”；

3、勾选相应订单后点击“确定”，填写实际到货数量，到货仓库，生成如下界面，点击“保存”、“审核”按钮；

（三）质量检验部业务流程

质检部门分两种情况：a.对采购的原料货物进行质检；b.对生产部生产的产成品进行质检

a. 对采购的原料货物进行质检：

由物流部生成进货单后，进行货物质检，质检合格，通过进货单生单生成采购入库单，选择填入质检合格的货物及数量。

1、选择“库存单据—采购入库单”；

2、点击选单—选择进货单，生成采购入库单，填入实际检验合格的货物，点击‘保存’、“审核”，货物视同已入到实际仓库；

b. 对生产部生产的产成品进行质检：

1.在系统中找到生产部门录入的产成品入库单，对该成品进行质检。

2.若质检合格，则打开库存核算—调拨单，将货物从成品待检库中调入到成品合格库，保存且审核，视为产品已合格且可以销售。

 （四）生产部完工及领料业务流程

1.车间领用原材料，提领用材料明细（此处需注意实际领用数和账面数有差额，需体现差额部分，起到统计作用），录入账面数量（即需领用数量）由库管审核领用数量，领用材料时需知道这批材料加工成哪个批次的产成品，便于查询产成品材料成本，点击保存。

2.车间产成品完工后，点击库存核算—产成品入库单，录入完工产成品及成品数量，需注意选择成品入库仓库未“成品待检库”，保存并审核，待后期质检部质检合格以后，由质检部做调拨单调入到成品合格库中。

（五）销售部业务流程

1、 销售内勤通过业务员最终报价计划成交后的合同，在销售管理—销售订单录入单据，填写对应的销售货物，数量及价格，填写确认无误，点击保存、审核；

2、选择“生单”，生成“销货单”（此处的销货单视同为销售发货通知单）；

3、确认产品销售单价后保存，审核后系统自动生成销售出库单（该销售出库单作用于库房人员发货使用，库房只能审核，不能修改。）

4、开出发票时，财务通过销货单生单—生成销售发票（普通销售），确认无误，点击保存、审核。销售发票一旦生成，确认主营业务收入及应收账款；

注：销货单由销售内勤通过销售订单生单生成，销货单保存、审核后自动生成销售出库单，物流部只有审核权限，无修改权限，若发出货物与实际销售出库单有出入时，则由销售内勤弃审销货单（销货单一旦弃审，销售出库单自动删除），修改正确以后继续生成销售出库单。

五、特殊业务处理

1.采购暂估业务

暂估是当月有入库单，但没有生成采购发票，这使入库单中填写的单价是暂时预估的成本价，需等到做了采购发票后才能确定实际成本。

经与客户沟通，本次实施康誉药业单位的暂估处理方式定为【单到回冲方式】。

暂估的入库单生成进货单后会生成红蓝回冲单，红单把之前暂估的入库成本红冲，蓝单是把发票中真实的成本单价生成一张真实成本的入库单。

1、先设置暂估处理的方式，点击系统管理中的选项设置，然后点击核算选择单到回冲；

2、10月仓库到了一笔货物，发票到月底都没有到，因此只做入库单，不生成采购发票；

3、11月发票到了，找到入库单生成采购发票；

4、生成采购发票后，会自动生成红蓝回冲单，可以通过单据界面的“联查”查询，生成的红蓝回冲单都需要生成凭证。

2、采购供应商与采购发票中的开票单位不一致

   采购货物时，有一部分货物的采购订单、进货单、入库单上的供应商都是A，等到发票来以后才知道，开票单位为B，造成实际采购供应商与采购发票开票单位不一致情况。

解决方法：和客户讨论了2套方案。

方案一：在采购发票中，供应商仍然是A，开票供应商字段中填入B（以便备注），在系统中做应付冲应付操作，将应付账款—A单位转入到应付账款—B单位；

方案二：根据实际发票中的供应商B，将之前所做的供应商为A的进货单、采购入库单做退货冲销，若已经生成凭证，则相应的生成红字冲销凭证，重新生成发票B供应商的进货单及采购入库单，与发票做结算；

两套方案优缺点分析：

方案一：工作量小，但是不符合税务要求。

方案二：工作量大，涉及流程较为复杂，但数据准确。

经最终确认，康誉药业公司采用方案一，因该账套为内帐，不牵扯税务方面。

3、业务员销售底价标准价维护

因业绩计算复杂，本次实施不做业务员计算提成需求，但需在系统中提供统计业务员单据销售底价，销售金额，并且销售底价每月大幅度进行调整，调整数不覆盖以前单据数据。

解决方法：将系统中零售价字段作为销售底价标准价维护（变通处理），经测试，修改销售底价标准价不覆盖以前单据数据，可通过销货单明细表、销货单统计表查询所需数。

软件操作：

A、在基础设置—存货价格本中，每月维护存货的销售底价，录入销货单时，自动带出标准价。

B、在单据设计中，在销货单及销售出库单明细中，增加“底价金额”自定义项，字符类型为公式计算，底价金额=“零售价*销售数量”

C、查询销货单、销售出库单明细表或统计表时，可清晰查询出该业务员当月的销售底价金额，为财务核算业务提成提供精确数据。

4.客户信用额度控制

公司正处在快速发展期，业务扩张和货款回收是天然矛盾，无法妥善处理“销售难、收款更难”的两难问题，需要建立成功的信用策略，努力寻找销售与应收账款之间的平衡，搭建一套切合公司实际需要的信用管理体系，才能有效减少公司的呆帐、坏帐,保障企业健康持续稳定发展。